A doação deverá destinar-se a instituição beneficiente brasileira, que opere nas áreas científica, educacional ou de assistência social.

A doação deverá ser formalizada através de carta datilografada:

• a carta deverá ser datilografada em papel timbrado da organização doadora em caso de pessoa jurídica;

• a carta deverá ser emitida em três vias, todas com assinatura manuscrita (não se aceita cópia ou carimbo de assinatura) e autenticadas por Notário Público;

• nome completo (não abreviar) e, conforme o caso, título e/ou cargo deverão estar indicados sob a assinatura;

• as seguintes informações devem ser fornecidas: nome, CGC e endereço da organização beneficiária; valor (para fins alfandegários) dos itens objeto da doação; atestação de que os objetos são doados, sem qualquer custo envolvido.

O Consulado legalizará gratuitamente o original e uma cópia da carta de doação. A terceira cópia será arquivada no Consulado.

O original da carta de doação com a legalização consular deverá ser remetido pelo doador à instituição brasileira beneficiária, que deverá, então, submetê-la à aprovação do Ministério competente.

Recomenda-se que uma fotocópia da carta autenticada pelo Consulado seja anexada ao conhecimento de embarque.